Calculatie en productconfiguratie zijn vaak bedrijfsspecifiek. Dit maakt het lastig zulke processen volledig te automatiseren. Standaard software is niet specifiek genoeg en niet voor iedere branche beschikbaar. Daarom gebruiken veel organisaties nog steeds Excel of rigide maatwerkapplicaties die op traditionele wijze ontwikkeld zijn. Hoe automatiseer je die processen op duurzame wijze?
Tijdrovend en foutgevoelig
Ingewikkelde calculaties en product configuraties maken gaat niet vanzelf. Veel organisaties worstelen met Excel sheets, de specifieke kennis en ervaring die nodig zijn en het handmatige werk dat erbij komt kijken. Die sheets worden niet vanzelf gevuld en het resultaat moet meestal handmatig in andere software vastgelegd worden. Dat maakt zo’n proces tijdrovend en foutgevoelig.
Keep the core clean
Bij calculaties speelt vaak maatwerk en dat past niet in standaard software. Daarvoor heb je extra velden nodig, maar die mogelijkheid ontbreekt vaak. Standaard software is bedoeld voor de massa en niet voor een niche. Deze moet voor zoveel mogelijk organisaties bruikbaar zijn en niet maar voor een beperkt aantal. Daarbij is het ook in het kader van ‘keep the core clean’ beter om zulke bedrijfsspecifieke informatie en processen elders vast te leggen.
Ingewikkelde contributieberekeningen
Een voorbeeld van een ingewikkelde calculatieberekening uit de praktijk is van LTO Noord. Deze organisatie berekent jaarlijks een contributie aan haar leden op basis van een uitgebreide en complexe formule met zo’n 200 parameters. De berekening houdt rekening met onder andere het type lidmaatschap, de arealen en dieren van de boer, en de toepasbaarheid van verschillende staffels. Deze informatie moet jaarlijks bijgewerkt worden om het te innen contributiebedrag te berekenen.
Automatiseren proces
Deze gegevens werden tot voor kort allemaal berekend in een maatwerkapplicatie gebouwd in Microsoft Dynamics. De uitkomst van die berekening werd vervolgens in het ERP-systeem verwerkt en van daaruit werd de contributie gefactureerd en geboekt. Met Mendix is deze applicatie en het daaruit volgende proces volledig geautomatiseerd en geïntegreerd met AFAS. LTO Noord hoeft nu alleen nog de gegevens bij te werken. Mendix handelt de calculatie af en zet het te innen contributiebedrag zelf door naar AFAS.
Specifieke productconfiguraties
Ook productconfiguraties kunnen vaak niet volledig in software vastgelegd worden. Dat komt omdat er vaak uitzonderingen zijn op de standaard configuraties en de parameters daarvan zijn bedrijfsspecifiek. Deze uitzonderingen zitten in de hoofden van je medewerkers omdat de software hier geen mogelijkheden voor heeft. Dit maakt het configureren foutgevoelig. Het betekent ook dat je continu afhankelijk bent van de kennis en ervaring van je mensen. Als die onverwacht wegvallen worden er gegarandeerd kostbare fouten gemaakt.
Niet meer afhankelijk
Dit speelt bijvoorbeeld ook bij een leverancier van bedden. Klanten kunnen zelf hun onderstel, matras en pootjes kiezen. Alleen zijn er bepaalde combinaties waarbij bijvoorbeeld door het gewicht extra pootjes nodig zijn of waarbij bepaalde pootjes niet geschikt zijn. Een product configurator kan hier niet altijd goed mee omgaan. Die geeft gewoon de standaard mogelijkheden. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid voor de juiste combinaties bij de medewerkers ligt.
Ondersteund door software
Met Mendix zijn zulke uitzonderingen wel te modelleren. Daardoor ben je voor het configureren niet meer afhankelijk van specifieke kennis en ervaring. Het hele proces wordt ondersteund door de software, van standaard tot en met uitzondering. En de uiteindelijke configuratie of calculatie wordt door Mendix vastgelegd in AFAS. Daar heb je dus geen omkijken meer naar.
Benieuwd of Mendix hoe in jouw organisatie het calculeren en/of configureren kan automatiseren? We laten het je graag zien. Neem contact op voor een demo.
