Bij het afsluiten van contracten met klanten en leveranciers wil je die KPI’s niet alleen vastleggen en factureren, maar ook onderdelen of parameters uit het contract meten en monitoren. Zo hou je zicht op de voortgang en kun je waar nodig bijsturen. Dat levert een hoop voordelen op. Maar hoe kun je die KPI’s makkelijk meten en monitoren?
Standaard software sluit niet aan
In softwareprogramma’s als AFAS kun je de financiële details en afhandeling van je contracten uitstekend borgen. Daar zijn deze systemen tenslotte voor gemaakt. Maar het meten van betrokken parameters is een ander verhaal. Die verschillen per soort bedrijf en daar sluiten standaard softwareprogramma’s niet altijd op aan. Zij richten zich op de processen die bij veel bedrijven vergelijkbaar zijn en niet op de primaire processen waar jij je als bedrijf mee weet te onderscheiden.
KPI”s en parameters vastleggen
Wanneer er specifieke KPI’s of andere parameters bij een contract horen, wil je die ook vastleggen, monitoren en meten. In geval van support gaat het bijvoorbeeld om zaken als de gemiddelde responstijd, hoe vaak een storing mag voorkomen en wat de status tot nu toe is. In de zorg kijk je bijvoorbeeld naar de gemiddelde kwaliteitsgraad, hoeveel zorg er is ingekocht en hoeveel is er tot dat moment afgenomen.
Belangrijke voordelen
Het meten en monitoren van KPI’s en parameters levert namelijk belangrijke voordelen op:
- je bespaart tijd doordat je de benodigde informatie niet uit verschillende systeem hoeft te halen
- je kunt op elk moment de verschillende KPI’s moeiteloos inzien en naast de afgesproken waardes leggen
- je hebt daardoor duidelijk inzicht of jouw organisatie voldoet aan de verwachtingen
- en je weet direct wanneer er bijgestuurd moet worden
Informatie uit verschillende bronnen
Dit is bij veel bedrijven een lastige klus omdat de informatie in verschillende bronnen is vastgelegd. Daardoor is het lastiger om goede rapportages te maken en helder inzicht te hebben. Hiervoor moet je informatie uit diverse systemen halen en combineren. Op zulke momenten biedt een low-code platform als Mendix uitkomst. Hiermee bouw je simpel een portal die de KPI’s die jullie willen monitoren ophaalt uit verschillende bronnen en presenteert aan interne en externe betrokkenen.
Werken vanuit een portal
Bij het inrichten van zo’n portal bepaal je zelf welke cijfers getoond moeten worden en welke overzichten je hierbij nodig hebt. De software volgt de manier van werken van jouw organisatie. Jullie bepalen dus zelf de standaard. Je bepaalt ook zelf wie toegang heeft tot welke informatie, zowel van jouw organisatie als bijvoorbeeld de opdrachtgever.
Profiteren van de voordelen
Door zo’n portal heeft iedereen makkelijker toegang tot de benodigde informatie. Er is geen specifieke kennis van de verschillende softwareprogramma’s meer nodig. Zo kun je diverse contract KPI’s monitoren en meten en weet je of je organisatie nog on track is.
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem contact op voor een demo. We laten je graag kennismaken met de kracht van Mendix.
