Het klinkt voor veel bedrijven als een soort utopie. Samen in één systeem aan de begroting werken. Hoe dan? Dat doe je toch met Excel-sheets die rondgemaild worden totdat iedereen akkoord is? Of kan het ook anders?
Vastleggen in AFAS
Het vastleggen van de budgetten heb je waarschijnlijk prima geregeld. Dat kan zonder problemen in AFAS. Maar de route naar die vastgestelde budgetten is vaak omslachtig en lastig te monitoren. Daar is informatie uit verschillende bronnen voor nodig. Dit verzamel je in Excel-sheets, die worden rondgemaild en aangepast tot de inhoud akkoord is.
Verschillende bronnen
De financiële, HR en payroll informatie zijn je eenvoudig beschikbaar in de verschillende onderdelen van AFAS. Maar er is ook informatie elders vastgelegd. In de gezondheidszorg heb je bijvoorbeeld informatie uit de cliëntendossiers nodig om het budget voor het komende jaar vast te stellen. Hoeveel cliënten zijn het afgelopen jaar verzorgd, hoeveel tijd was daarvoor nodig, hoeveel reisbewegingen, etc.
Samenvoegen in Excel
Informatie over bijvoorbeeld leningen en beleggingen moet toegevoegd worden. Ook dit is in andere software vastgelegd. Zo heb je allerlei andere soorten informatie uit verschillende bronnen die je bij elkaar moet brengen. Waarschijnlijk gebruik je hiervoor al jaren Excel, waarin je per afdeling de informatie samenvoegt. Deze sheets worden door de diverse betrokken managers aangevuld en rondgemaild, net zolang tot alles akkoord is.
Geen zicht op voortgang
Doordat die activiteiten in losse tools als Excel en e-mail plaatsvinden, is het lastig om zicht te houden op de voortgang. Daar heb je waarschijnlijk weer een ander overzicht voor nodig. Wat is al klaar en op welke informatie of welk akkoord wacht je nog? Het zou veel logischer zijn als je dit proces in één systeem kan afhandelen. Zodat niet alleen het vastleggen goed geregeld is, maar ook het proces daarvoor.
Borgen in software
Met Mendix los je dit probleem simpel op. Hierin breng je de informatiebronnen in één systeem samen zonder dat je daar Excel voor nodig hebt. Daarbij beschik je over budget templates waarin Mendix de informatie voor jou op de juiste plek zet. Je geeft de betrokken personen toegang tot de portal waardoor ze toegang hebben tot de budgetten waar zij bij betrokken zijn, zodat mail overbodig wordt.
Volg het proces
In deze begrotingsmodule volg je eenvoudig iedere stap van het proces. Je ziet precies wie er al akkoord heeft gegeven en waarop. Zo zie je makkelijk wat nog moet gebeuren. De module wordt namelijk zo ingericht dat deze naadloos op jullie proces aansluit. Zo heb je op ieder moment overzicht en inzicht. En als de budgetten akkoord zijn, worden deze door Mendix automatisch vastgelegd in AFAS.
Makkelijk en overzichtelijk
Zo is niet alleen het vastleggen van de budgetten in software geborgd, maar ook het hele proces daaromheen. Je hebt er geen verschillende systemen meer voor nodig. Je gebruikt één tool voor het hele proces. Dat maakt het begrotingsproces een stuk makkelijker en overzichtelijker.
Benieuwd hoe Mendix jullie begrotingsproces kan versimpelen? We laten het je graag zien. Neem contact op voor een demo.
